Zásady ochrany osobních údajů

I. ÚVOD

V zásadách je definováno, jak zpracováváme osobní údaje, které získáváme v souvislosti s využívaním našich služeb, v případě spolupráce s námi,  a některých dalších případech zpracování osobních údajů.
Zásady se týkají zpracování osobních údajů našich klientů, zájemců o naše služby,  zaměstnanců, spolupracovníků, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícímu postavení vůči nám.
Veškeré osobní údaje zpracováváme v souladu s právními předpisy a klademe důraz na jejich bezpečné uchovávání.

II. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem osobních údajů je zapsaný spolek Centrum rodiny BOBEŠ z.s., IČ: 69624356
se sídlem Školní 660, Bohumín.

Centrum rodiny BOBEŠ z.s. nejmenovalo pověřence pro ochranu osobních údajů.

Odpovědná osoba pro oblast ochrany osobních údajů pro organizaci: Mgr. Petra Kalichová

Organizace disponuje Pověřením pro výkon sociálně – právní ochrany dětí vydaném Krajským úřadem Moravskoslezského kraje.
Můžete se na nás kdykoliv obrátit dopisem zaslaným na adresu sídla společnosti, na telefonním čísle 604800100 nebo emailem na adrese bobes@bobescentrum.cz.

III. KONKRÉTNÍ PŘÍPADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V CR BOBEŠ

1. Zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním služeb na základě činností organizace definovaných ve Stanovách spolku.

BOBEŠ poskytuje služby klientům na základě činností definovaných Stanovami spolku. Na tyto činnosti může spolek čerpat dotační prostředky, realizovat nebo být partnerem projektů a v této souvislosti je vázán smluvními povinnostmi poskytujících institucí.

Rozsah zpracování a účel zpracování

Pro činnosti centra vykonávané na základě Stanov zpracováváme: jméno a příjmení, datum narození a město trvalého pobytu klienta, dokumentace dokládající účast klienta či čerpání služby (prezenční listina). Tyto údaje potřebujeme pro zajištění smluvní povinnosti, resp. zejména k podložení statistických výstupů o rozsahu činnosti organizace, vázajících se k jednotlivým realizovaným dotačním či projektovým titulům. Osobní údaje kontaktní (telefon, e-mail) získáváme na základě souhlasu klienta. Umožní nám to flexibilní komunikaci v případě organizačních a provozních změn, lepší informovanosti klienta.

Právní titul

Osobní údaje zpracováváme pro zajištění finančních prostředků nezbytných k realizaci pravidelných služeb centra. Zpracování je nezbytné pro splnění smluvních povinnosti organizace, vyplývajících z konkrétních smluvních podmínek dotačních, projektových a dalších smluvních ujednání. Jedná se tedy o bezsouhlasové zpracování. Osobní údaje kontaktní (telefon, e-mail) získáváme na základě souhlasu klienta.
Doba zpracování
Údaje budeme zpracovávat obvykle po dobu 10 let (dle konkrétních smluvních podmínek).

Pořizování fotozáznamů  – Rozsah zpracování a účel zpracování
Pokud je fotodokumentace součástí smluvní povinnosti, a pokud nám k tomu dáte souhlas, budeme z přímé práce s Vámi pořizovat fotozáznam.

2. Zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním služeb na základě činností organizace definovaných v Pověření pro výkon sociálně právní ochrany.

Rozsah zpracování a účel zpracování
Pokud Vám budeme poskytovat službu v souvislosti s činnostmi, na které má organizace vydáno pověření, budeme zpracovávat Vaše jméno, příjmení, město trvalého bydliště, telefon a e-mailovou adresu, osobní údaje, které nám poskytnete v souvislosti s přímou prací s Vámi. Kategorie těchto údajů může být různá (jedná se vždy o údaje bezprostředně související s oblastí konkrétní činnosti SPO). Osobní údaje budou zaznamenány ve Vašem osobním spisu.

Právní titul
Zpracování je nezbytné na základě Pověření k sociálně právní ochraně dětí dle zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon o SPOD“). Jedná se tedy o bezsouhlasové zpracování.
Doba zpracování
Tyto údaje budeme zpracovávat po dobu 10 let.

2.1 Krátkodobá spolupráce v rámci činností SPO:

Rozsah zpracování a účel zpracování
V případě krátkodobé spolupráce, spočívající v jednorázové konzultaci, budeme zpracovávat Vaše jméno a příjmení, telefonní číslo a e-mailovou adresu a záznam z konzultace, a to pro účely poskytnutí konzultace a evidence záznamů o ní.
Právní titul
Toto zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti dle Zákona o SPOD, jedná se tedy o bezsouhlasové zpracování.
Doba zpracování
Tyto údaje budeme zpracovávat po dobu 10 let.

3. Zpracování osobních údajů v souvislosti s uzavíráním Dohod o výkonu pěstounské péče.

BOBEŠ poskytuje služby zájemcům a žadatelům o pěstounskou péči na základě Pověření k sociálně právní ochraně dětí dle zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon o SPOD“).

3.1. Zájemci o uzavření dohody o výkonu pěstounské péče

Rozsah zpracování a účel zpracování
Pokud jste zájemcem o uzavření dohody o výkonu pěstounské péče a obrátíte se na nás s žádostí o úvodní konzultaci, zaznamenáme si Vaše jméno a příjmení, telefonní číslo a e-mailovou adresu, a to pro účely přípravy smlouvy nebo poskytnutí konzultace.
Právní titul
Toto zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti dle Zákona o SPOD a je součástí předsmluvního jednání, jedná se tedy o bezsouhlasové zpracování.

Doba zpracování
Tyto údaje budeme zpracovávat po dobu 10 let.

3.2. Krátkodobá spolupráce (jednorázová konzultace)

Rozsah zpracování a účel zpracování
V případě, že máte zájem jen o krátkodobou spolupráci (např. jednorázová konzultace ohledně pěstounské péče), budeme o Vás zpracovávat Vaše jméno a příjmení, telefonní číslo a e-mailovou adresu a záznam z konzultace, a to pro účely poskytnutí konzultace a evidence záznamů o ní.
Právní titul
Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti dle Zákona o SPOD, jedná se tedy o bezsouhlasové zpracování.
Doba zpracování
Údaje budeme zpracovávat po dobu 10 let.

3.3. Spolupráce v souvislosti s uzavřenou dohodou o výkonu pěstounské péče

Rozsah zpracování a účel zpracování
Pokud spolu uzavřeme smlouvu resp. Dohodu o výkonu pěstounské péče dle Zákona o SPOD, budeme zpracovávat Vaše jméno, příjmení, adresu bydliště. Pokud nám dáte souhlas, budeme zpracovávat telefon, e-mailovou adresu. Zpracováváme Vaše číslo účtu pro zaslání příspěvků na respitní péči apod. Budeme zpracovávat osobní údaje, které nám poskytnete v souvislosti s přímou prací s Vámi, a to pro účely realizace smlouvy resp. Dohody. Kategorie těchto údajů není možné jednoznačně specifikovat (jedná se vždy o údaje bezprostředně související s procesem tzv. doprovázení). Tyto osobní údaje budou zaznamenány ve Vašem osobním spisu, jehož součástí bude Váš individuální plán, záznamy a výstupy z přímé práce, apod.

Právní titul
Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti dle Zákona o SPOD a pro splnění smlouvy (bezsouhlasové zpracování).
Doba zpracování
Tyto údaje budeme zpracovávat po dobu 15 let.

 

IV. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V SOUVISLOSTI S VYŘIZOVÁNÍM PODNĚTŮ A DOTAZŮ

BOBEŠ je otevřen podnětům, dotazům a požadavkům, a proto se na náš můžete obracet telefonicky, e-mailem, poštou.

Rozsah zpracování a účel zpracování
Pro zpracování Vašich požadavků a zodpovězení Vašich dotazů zpracováváme Vámi dobrovolně poskytnuté osobní údaje, to však pouze v nezbytném rozsahu. Konkrétní poskytnuté údaje jsou různé a nelze je jednoznačně předem specifikovat.
Právní titul
Osobní údaje budeme zpracovávat na základě našeho oprávněného zájmu, kterým je naše snaha o zlepšování našich služeb. Bez těchto osobních údajů bychom nebyli schopni na dotaz nebo požadavek reagovat, a proto souhlas se zpracováním v tomto případě nevyžadujeme.
Doba zpracování
Osobní údaje budeme zpracovávat do doby vyřízení dotazu či požadavku, nevznikne-li potřeba zpracovávat osobní údaje pro jiný účel.

 

V. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V SOUVISLOSTI S PRACOVNĚPRÁVNÍM VZTAHEM

1. Zpracování údajů uchazečů o zaměstnání

Rozsah zpracování a účel zpracování
Pro účely nalezení vhodného kandidáta a přípravy pracovní smlouvy zpracováváme osobní údaje, uvedené v životopisu, zejména v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, emailová adresa, telefonický kontakt, údaje o vzdělání a praxi.
Právní titul
Osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu, kterým je nalezení vhodného kandidáta a příprava pracovní smlouvy.
Doba zpracování
Osobní údaje budeme zpracovávat po dobu trvání výběrového řízení, maximálně po dobu 1 měsíce po jeho ukončení.

2. Zpracování údajů zaměstnanců

Rozsah zpracování a účel zpracování
Pro účely plnění povinností podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, předpisů upravujících pojistné, daně a účetnictví, zejména odvádění pojistného na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení, daně z příjmu fyzických osob, vedení mzdové agendy, vedení evidence pracovních úrazů a nemocí z povolání, provádění případných srážek mzdy a evidence našeho hospodaření zpracováváme osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, údaje o zdravotní pojišťovně, údaje o trestní bezúhonnosti, údaje o způsobilosti k práci, údaje o vzdělání a praxi, údaje o mzdách a dalších náhradách vyplacených zaměstnanci. Dá-li zaměstnanec souhlas, také telefonický kontakt, e-mailovou adresu, číslo účtu.
Právní titul
Osobní údaje zpracováváme pro splnění našich zákonných povinností, zejména povinností dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na zdravotní pojištění a zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a splnění závazků z pracovní smlouvy. Kontaktní údaje a číslo účtu budeme zpracovávat na základě souhlasu, zaměstnance, který nám uděluje dobrovolně a který může kdykoliv odvolat.

Doba zpracování
Osobní údaje budeme zpracovávat po dobu trvání pracovní smlouvy a po dobu stanovenou zákonem, přičemž v případě dokumentů souvisejících se mzdovou agendou může činit tato doba až 30 let.

3. Zpracování osobních údajů externích spolupracovníků

Rozsah zpracování a účel zpracování
Pro účely splnění smlouvy a plnění našich povinností podle předpisů upravujících daně a účetnictví zpracováváme osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, údaje o trestní bezúhonnosti, údaje o vzdělání a praxi, údaje o vyplacených odměnách. Dá-li zaměstnanec souhlas, také telefonický kontakt, e-mailovou adresu, číslo účtu.
Právní titul
Osobní údaje budeme zpracovávat pro účely splnění smlouvy a plnění našich zákonných povinností, zejména povinností dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Kontaktní údaje a číslo účtu budeme zpracovávat na základě souhlasu, zaměstnance, který nám uděluje dobrovolně a který může kdykoliv odvolat.
Doba zpracování
Osobní údaje budeme v tomto případě zpracovávat po dobu trvání smlouvy a po dobu stanovenou zákonem, přičemž v případě dokumentů souvisejících s vyplacenými odměnami může činit tato doba až 10 let.

VI. PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Předávání osobních údajů smluvním partnerům
Při plnění svých závazků a povinností a poskytování našich služeb využíváme odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje, které jim předáme, mají postavení zpracovatelů osobních údajů.
Nejčastěji osobní údaje předáváme externím spolupracovníkům, kteří se podílí na poskytování odborných služeb. Dále osobní údaje předáváme společnostem zajišťujícím pro nás účetní služby, IT podporu ap.
Osobní údaje zpracovatelům předáváme vždy pouze v míře nezbytné pro účely zpracování a výhradně za účelem poskytování našich služeb. Za konkrétního zpracovatele vybíráme takové osoby, které nám poskytnou maximální záruky o technickém a organizačním zabezpečení ochrany předávaných osobních údajů. Se zpracovateli máme uzavřené smlouvy a žádný náš zpracovatel není oprávněn využívat poskytnuté osobní údaje pro své vlastní, marketingové či jakékoliv jiné účely. Zpracovateli jsou společnosti se sídlem na území České republiky.          K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie nedochází.

Další případy předávání osobních údajů
Na vyžádání jsme povinni poskytnout osobní údaje také různým státním orgánům, orgánům veřejné moci a úřadům. U příjemců našich služeb dle Zákona o SPOD (zejména soudy, obecné a krajské úřady); u zaměstnanců orgány sociálního zabezpečení (OSSZ, ČSSZ), správce daně z příjmu, úřady práce, orgány inspekce práce, zdravotní pojišťovny, zdravotnická zařízení; dále se jedná o orgány činné v trestním řízení a orgány oprávněné provádět kontrolu naší činnosti dle zvláštních zákonů.
Činíme tak proto, že nám to ukládá zákonná povinnost.

VII. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje zpracováváme automatizovaně i manuálně a vedeme záznamy o činnostech zpracování.

 

VIII. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V BOBEŠI přijímáme technická a organizační opatření k zabezpečení ochrany osobních údajů a k vyloučení možnosti neoprávněného nebo nahodilého přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Dodržujeme povinnosti stanovené nám obecně závaznými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.
Používáme moderní bezpečnostní a kontrolní mechanismy zajišťující maximální možnou ochranu dat. Všechny osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.

 

IX. PRÁVA SPOJENÁ S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Údaje zpracováváme transparentním způsobem. V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte při naplnění předpokladů stanovených právními předpisy následující práva spojená se zpracováním osobních údajů, která plně respektujeme:
Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo obdržet od nás bezplatně na základě Vaší žádosti informace o tom, zda Vaše osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. Na vyžádání Vám tak vždy poskytneme veškeré informace o zpracování těch osobních údajů, kde jsme v pozici správce osobních údajů.
Právo na opravu zpracovávaných osobních údajů
Pokud zjistíte, že jsou Vaše osobní údaje nepřesně či chybně zpracovávány, kontaktuje nás, dojde k jejich opravě.
Právo na výmaz zpracovávaných osobních údajů
Pokud pomine účel, pro který osobní údaje zpracováváme, osobní údaje anonymizujeme nebo zlikvidujeme. Pokud zpracováváme osobní údaje na základě Vašeho souhlasu a Vy souhlas odvoláte, osobní údaje vymažeme. Právo na výmaz ale není absolutní. Pokud máme nějakou objektivní povinnost údaje dále uchovávat (např. vedení účetnictví), dojde k výmazu jen těch osobních údajů, které nejsou již nadále potřebné pro původní účely zpracování.

Právo na omezení zpracování osobních údajů
Máte právo na to, abychom zpracování osobních údajů omezili, pokud: a) popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit, nebo b) zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití; nebo c) osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy je od nás požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků; nebo d) jste vznesli námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.
Právo na přenositelnost osobních údajů
Pokud zpracováváme osobní údaje automatizovaným způsobem na základě souhlasu nebo smlouvy, máte právo na kopii svých osobních údajů, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Právo odvolat souhlas se zpracováním
Pokud je souhlas právním základem pro příslušné zpracování osobních údajů, máte právo kdykoli tento souhlas odvolat.
Právo vznést námitku proti zpracování
Při naplnění předpokladů stanovených právními předpisy máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, pokud právním základem zpracování jsou naše oprávněné zájmy.
Automatizované rozhodování, profilování
Při zpracování osobních údajů naší organizace nedochází k rozhodování založeném výhradně na automatizovaném zpracování bez lidského posouzení, které by mělo právní účinky nebo by se jinak významně dotýkalo subjektů údajů, jejichž osobní údaje zpracováváme dle těchto zásad.
Právo podat stížnost
Vaše práva, stejně jako stížnosti, můžete uplatnit písemně či e-mailem u naší společnosti, jakožto správce osobních údajů, a to na kontaktních údajích uvedených výše.
Se svojí stížností se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochova 27, 170 00 Praha 7.

 

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 25. 5. 2018.